Dokumentation

1.1. Funktionen der App

REEDR bietet dir folgende Funktionalitäten direkt in deiner eigenen Salesforce-Umgebung:

• Extraktion und Übertragung von Informationen aus Rechnungen, Verträgen, Ausweisdokumenten und vielem mehr.

• Automatisierung von Prozessen und Umgehung von manueller und zeitaufwendiger Auslesung von Dokumenten.

• Vermeidung von Fehleingaben durch korrekte und vollständige Übertragung von Daten.

Sämtliche Funktionalitäten sind (je nach Präferenz) vollständig automatisierbar. Dabei greifen REEDR und Salesforce-native Automationsmöglichkeiten nahtlos ineinander.

Diese Auflistung dient der Übersicht. Im weiteren Verlauf werden wir diese Funktionen einzeln und detailliert beschrieben.

1.2. Die Oberfläche von REEDR

Die Oberfläche zur Konfiguration und Nutzung von REEDR setzt sich ausschließlich aus nativen Salesforce-Bestandteilen zusammen. Folgende Reiter findest du in der Applikation:

Dieser Überblick dient der besseren Verständlichkeit der nachfolgenden Dokumentation. Details zur Nutzung der einzelnen Reiter werden später ausführlich gegeben.

1.3. Voraussetzungen

REEDR ist ausschließlich für den Einsatz in Salesforce ausgelegt. Dabei ist es kompatibel mit folgenden Salesforce Editionen: Platform, Sales Cloud, Enterprise, Unlimited. 

Einschränkungen gibt es bei der Salesforce Professional Edition. Hier kann man REEDR nur nutzen, wenn man API-Callouts von Salesforce dazubestellt.

2.1. Installation

Die Installation von REEDR erfolgt via Salesforce AppExchange.

Klicke auf den Button "Get It Now", um den Installationsprozess zu starten.

Wenn du auf der Installationsseite bist, wähle „Nur für Administratoren“. Diese Auswahl ist erforderlich, da sonst auch nicht-autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten könnten.

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Klicke auf "Installieren" und bestätige die Meldung "Ja, den Zugriff auf diese Websites Dritter gewähren".

Hintergrund: Im Rahmen der Installation muss die Freigabe erteilt werden, verschiedene Schnittstellen anzusprechen. Neben der Schnittstelle muss auch die Kommunikation mit den Servern von REEDR für den reibungslosen Betrieb des Tools hergestellt werden.

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Möglicherweise erscheint eine Benachrichtigung mit folgendem Inhalt: „Die Installation dieser Anwendung nimmt einige Zeit in Anspruch. Sie erhalten eine Email, wenn die Installation abgeschlossen ist.” Wenn eine solche Meldung zum ersten Mal bei dir erscheint, keine Sorge. Klicke einfach auf „Fertig“. Salesforce teilt dir dann per Email mit, wenn die Installation erfolgreich war.

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Nach beendeter Installation empfehlen wir die Überprüfung der Installation im Bereich „Pakete“ unter „Installierte Pakete“ im Salesforce Setup.

2.2. Vergabe von Nutzungsrechten

Die Nutzung der Anwendung erfordert keine speziellen Rechte für Salesforce-Benutzer. Lediglich für die Konfiguration und das Debugging müssen Berechtigungen zum Einsehen der REEDR-Datensätze vergeben werden. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Berechtigungen unterschieden:

• REEDR Lizenzen*

• Salesforce Berechtigungssätze*

REEDR-Lizenzen werden im Bereich "Installierte Pakete" direkt an dem dort aufgeführten REEDR-Paket zugewiesen. Klicke dazu auf den Button "Lizenzen verwalten" und weise die gewünschten Benutzer zu.

Die Zuweisung von Salesforce-Berechtigungssets erfolgt hingegen separat. Grundsätzlich werden in REEDR die folgenden Typen von Salesforce-Rechtesets unterschieden:

• REEDR Admin: für administrativen Vollzugriff auf alle Bereiche der Anwendung.

• REEDR User: für den Benutzerzugang.

Um diese Berechtigungssätze zuzuweisen, suche im Setup nach "Berechtigungssätze".

Suche in der Liste nach "REEDR Admin" und "REEDR User" und klicke auf das jeweilige Set an Rechten, den du einem Benutzer zuweisen möchtest.

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Gehe auf „Zuweisungen verwalten“ und füge die gewünschten Benutzer mittels Ankreuzen der Checkbox hinzu.

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WICHTIG: Essenziell ist zudem die Freigabe der standardmäßig mit REEDR mitgelieferten Dashboards und Reports. Hierzu bitte in die Standard-Tabs für "Reports" und "Dashboards" in der Salesforce-Oberfläche wechseln und dort jeweils (!) in den Freigabeeinstellungen des mit der Installation von REEDR hinzugefügten Ordners "REEDR" diesen für die Gruppe aller internen Nutzer freigeben. Zu finden ist diese Freigabemöglichkeit folgendermaßen: Suche über die Suchfunktion Berichte bzw. Dashboards > Alle Ordner > REEDR > Freigeben (über die Pfeilfunktion rechts). Wird dieser Schritt versäumt, kann der Homescreen der REEDR-App für Nutzer ohne Administratorlizenz nicht korrekt dargestellt werden.

2.3. Aktivieren der Record Pages

Da Salesforce bei Installation von Applikationen wie REEDR die Aktivierung von Record Pages bei gleichzeitiger Nutzung von Record Types leider nicht zulässt, muss dies nach Installation einmalig manuell erfolgen. Die Aktivierung ist essenziell, um alle Funktionen von REEDR vollumfänglich nutzen zu können.

Konkret betrifft dies das Objekt “Mapping”.

Diese findest du im Setup. Gib hier in der Suchleiste “Lightning App Builder" bzw. "Lightning-Anwendungsgenerator" ein.

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Die Zuordnung kannst du für die jeweiligen Objekte im Detail wie folgt vornehmen:

Seite anklicken > Anzeigen > Aktivierung > Zu Anwendungen, Datensatztyp und Profilen zuweisen > alle Apps auswählen, die benutzt werden > Weiter > Desktop und Telefon > Weiter > den jeweiligen Record Type auswählen > Weiter > Alle Profile auswählen > Speichern.

Aktiviere folgende Record Pages:

2.4. Konfiguration

Suche im App Launcher* über die Suchfunktion die „REEDR“-Applikation.

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Wechsel in der App direkt in den „Configurations“-Reiter. Hier findest du bereits einen Konfigurations-Datensatz vor. In diesem Datensatz musst du Felder mit den notwendigen Informationen befüllen, um REEDR zu konfigurieren.

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Folgende Felder können konfiguriert werden:

2.5. Testversion

Du hast die Möglichkeit, REEDR für 30 Tage kostenfrei zu testen und 25 Dokumente auszulesen. Du musst dafür keinerlei Kontodaten angeben. Nach 30 Tagen läuft die Testphase automatisch aus und du kannst auf REEDR nicht mehr zugreifen.

Falls du REEDR in einer Sandbox testen möchtest, funktioniert der Installationsprozess grundsätzlich exakt wie in der Live-Umgebung. Die einzige Ausnahme bildet der Fall, wenn es sich bei der Sandbox um eine Partial Copy handelt, bei der der Konfigurations-Datensatz übertragen wurde. In diesem Fall muss für eine reibungslose Funktion zwingend die Schaltfläche „Reset Configuration“ im Konfigurations-Datensatz genutzt werden.

2.6. Lizenzen buchen

Nachdem du den Konfigurations-Datensatz eingerichtet hast, musst du noch den Kaufprozess abschließen.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, damit du REEDR nutzen kannst!

Die Lizenzgebühren für die Nutzung von REEDR werden per Lastschriftverfahren von dem von dir angegebenen Konto eingezogen. So kannst du deine entsprechenden Informationen hinterlegen:

1. In der REEDR-App findest du auf Ebene des Konfigurations-Datensatzes den Button "Manage Licenses". Klickst du auf den Button, öffnet sich eine Login-Seite zu deinem License-Management-Bereich. In diesem Kundenportal findest du alle wichtigen Daten zu deinen REEDR-Lizenzen, Zahlungsinformationen, aber auch die Möglichkeit, per Klick weitere Lizenzen hinzuzubuchen.

2. Um dich einzuloggen, erhältst du per Email einen individuellen Code, den du zum Anmelden in der Login-Maske eingibst. Nach dem Login öffnet sich die Übersichtsseite mit einigen Hinweisen, welche Informationen du uns mitteilen musst, damit du REEDR in Zukunft nutzen kannst.

3. Indem du auf "Check your billing address" klickst, kannst du eine gültige Rechnungsadresse hinterlegen. Klicke anschließend auf "Check your SEPA direct debit mandate", um ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Du findest die Eingabemasken für deine Daten auch unten in den Reitern "Billing" und "Payment".

Nachdem du die notwendigen Daten eingegeben und gespeichert hast, erhältst du von uns per Email eine Bestätigung und ein Dokument mit allen Informationen zu deinem SEPA-Lastschriftmandat.

Beachte: Die Email mit der Bestätigung wird an die Email-Adresse gesendet, die beim REEDR-Download im Salesforce AppExchange angegeben wurde! Sollte diese Email nicht verfügbar sein, schreibe uns einfach eine Nachricht an support@reedr.app.

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2.7. Authentifizierung

Sobald der Konfigurations-Datensatz erstellt ist, musst du dich bei den REEDR-Servern authentifizieren, um alle verfügbaren Funktionen zu nutzen.

Diese Authentifizierung wird einmalig durchgeführt. Klicke dazu einfach auf die Schaltfläche "Authenticate" im erstellten Datensatz.

Nach erfolgreicher Authentifizierung (die ggf. durch Bestätigung der OAuth2-Abfrage abgeschlossen werden muss), wird der Nutzer auf eine Ergebnisseite weitergeleitet. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird diese durch ein Häkchen im Feld "Authentifiziert" angezeigt.

Im Falle einer erfolgreichen Authentifizierung erscheint zudem die folgende Meldung:

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Das Häkchen unter "Authenticated" wird dann auch im Konfigurationsdatensatz gesetzt.

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3.1. Mappings

Mit Mappings wird festgelegt, welche Werte unter welchen Bedingungen in welchen Feldern abgebildet werden sollen. In dieser Dokumentation wird nur die Einrichtung von AI-based Mappings beleuchtet. Falls du ein Rule Based Mapping einrichten möchtest, kontaktiere uns und wir helfen dir dabei.

Ein Mapping kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” oben rechts im Reiter “Mappings” klickst.

Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Mapping“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Du kannst das Mapping aktivieren, indem du die Checkbox bei “Active” anklickst. Aktiviere das Mapping erst, wenn es fertig konfiguriert ist, da aktive Mappings nicht mehr konfigurierbar sind.

Field Configurations

Nach der Erstellung des Mappings musst du nun konfigurieren, auf welche Felder des Objekts die ausgelesenen Werte übertragen werden sollen. Dafür gehst du auf den Button “Configure” oben rechts auf der Seite des Mappings.

Bei "Target Field" kannst du alle beschreibbaren Felder auswählen, auf die die Daten extrahiert werden sollen.

Bei "Source Type" wählst du aus, ob das Feld mit ausgelesenen Daten (Recognition) oder mit von dir beschriebenem Text (Hier kannst du den Text schreiben, der nach der Extraktion in dem Feld angezeigt werden soll) befüllt werden soll. 

Anschließend klickst du auf "Add", um eine Field Configuration hinzuzufügen.

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Bei Source siehst du alle Attribute deines Modells und wählst das passende aus. Für Felder, die mehrere Werte erlauben (bspw. Textfelder) kannst du die Checkbox “Map Multiple Values” anhaken, damit mehrere Werte abgebildet werden. Bei "Separator" gibst du anschließend an, durch welches Zeichen sie getrennt werden sollen.

Nachdem du deine Konfiguration per Klick auf den Button “Save” gespeichert hast, kannst du sie nun testen. Dafür musst du zunächst bei “Files” ein Dokument hochladen, welches ausgelesen werden soll.

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Anschließend kannst du auf den Button “Test” oben rechts auf der Seite klicken. Hier kannst du zwischen allen Dokumenten auswählen, die du hochgeladen hast. Wähle das gewünschte Dokument aus und klicke auf “Create”, um einen Job zu erstellen.

Bei dem “Job” siehst du den extrahierten Text und die extrahierten Daten (KI basiert) des Dokuments (Ist dies nicht der Fall, musst du die Seite eventuell neu laden).

Hinweis: Ein Job wird immer dann erstellt, wenn ein Mapping getestet oder ausgeführt wird. Du siehst diesen dann unter dem Reiter “Jobs” in deiner Salesforce Oberfläche. Bei ausgeführten Jobs wird unter “Parent” auf das Objekt verwiesen, auf welches die Werte abgebildet wurden.

Per klick auf den Button “Test” oben rechts auf der Seite kannst du das Mapping testen. Hier werden alle Felder angezeigt, die bei Aktivierung des Mappings erfolgreich abgebildet werden würden.

Wir empfehlen dringend, allen Objekten, auf die du ein Mapping anwendest, ein “Staging” zu geben, in dem du einen bestimmten Status nach der Extraktion festlegst (z.B. Extrahiert). Das macht den Status des Dokuments übersichtlicher und verhindert ungewollte Fehlinterpretationen des KI-Modells.

Mapping Conditions

Anschließend musst du festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit das Mapping ausgeführt wird. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, wird das Dokument automatisch verarbeitet und die Zuordnung wird vorgenommen. 

Eine neue Mapping Condition kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” neben “Mapping Conditions” klickst.

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Hier kannst du nun zwischen “File” und “Object” wählen. Bedingungen können also über eine hochgeladene Datei und/oder ein Objekt angegeben werden.

Möchtest du beispielsweise nur Dateien im PDF-Format verarbeiten, kannst du dies mit Hilfe einer “File-Mapping Condition” tun:

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Oder du möchtest beispielsweise das Mapping nur auf Rechnungen anwenden, die nach der Installation von REEDR erstellt wurden. Das kannst du mit Hilfe einer “Object-Mapping Condition” tun:

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Nachdem du alle für deine Anforderungen erforderlichen Mapping Conditions erstellt hast, kannst du das Mapping aktivieren. Nun wird immer dann, wenn ein Datensatz die Bedingungen erfüllt, ein Job erstellt, wenn eine Datei in den Datensatz hochgeladen wird. Das Mapping wird anschließend auf den Datensatz angewendet. Dies ist ein asynchroner Prozess und kann daher einige Zeit in Anspruch nehmen.

Target Objects

Wenn du weitere Datensätze unter dem Zielobjekt erstellen möchtest (z.B. Belegpositionen unter Belegen), kannst du Target Objects konfigurieren. Um ein neues Target Object zu erstellen, klicke auf den Button “New” neben “Target Objects”.

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Hier kannst du nun bei “Name” dem Target Object einen Namen geben und bei “Object Name” den Namen des Objekts, welches erstellt werden soll, angeben.

Nach Erstellung des Target Object kannst du es nun konfigurieren, indem du auf den Button Configure innerhalb deines Target Objects klickst.

Bei “Set node” wählst du den Knotenpunkt aus, von welchem aus die Target Objects erstellt werden sollen.

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Bei “Target Field” kannst du, wie bereits bei der Konfiguration des Mappings, alle beschreibbaren Felder auswählen, auf die die Daten extrahiert werden sollen.

Bei “Source Type” kannst du auswählen, ob das Feld mit ausgelesenen Daten (Recognition) oder mit von dir beschriebenem Text (Hier kannst du den Text schreiben, der nach der Extraktion in dem Feld angezeigt werden soll) befüllt werden soll. Zusätzlich kannst du hier aber auch auf die Hauptfelder des Objekts zugreifen, indem du “Object” auswählst.

Anschließend klickst du auf "Add", um eine Field Configuration hinzuzufügen.

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Bei Source siehst du alle Attribute deines Modells und wählst das passende aus. Für Felder, die mehrere Werte erlauben (bspw. Textfelder) kannst du die Checkbox “Map Multiple Values” anhaken, damit mehrere Werte abgebildet werden. Bei "Separator" gibst du anschließend an, durch welches Zeichen sie getrennt werden sollen.

3.2. Beispiel

Wir wollen für unser Unternehmen ein KI-Modell in Salesforce implementieren, welches eingehende Rechnungen auslesen kann und die ausgelesenen Werte anschließend in die richtigen Felder ordnet. So sparen wir uns manuelle Arbeit und steigern die Effizienz in unserem Unternehmen.

Zuerst brauchen wir unser KI-Modell. Mit einer Email an support@reedr.app kontaktieren wir einen Mitarbeiter von cloudworx, welcher uns das gewünschte KI-Modell kostenlos implementiert. Dieses können wir dann im Reiter “Models” einsehen.

Als nächstes Konfigurieren wir ein Mapping (siehe Kapitel Mappings). Da wir in unserem Unternehmen bereits das Tool “EasyFlow Rechnungen” installiert haben, können wir die ausgelesenen Werte direkt unter dem Reiter “Receipts” abbilden.

Wir erstellen ein neues AI Based Mapping mit folgenden Werten:

Name: Mapping

Model: Invoice

Object Name: proflow2__Receipt__c

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Nach der Erstellung des Mappings konfigurieren wir nun, auf welche Felder des Objekts die ausgelesenen Werte übertragen werden sollen. Dafür gehen wir auf den Button “Configure” oben rechts auf der Seite des Mappings. Hier tragen wir folgende Werte ein:

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Nun legen wir die Mapping Condition fest. Wir wollen nur Rechnungen auslesen, deren Status auf “Offen” steht. Dafür legen wir eine Object Mapping Condition mit folgenden Informationen an:

Name: Status

Mapping: Mapping

Field Name: proflow2__Status__c

Operator: “=”

Condition Value: Open

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Zuletzt wollen wir ein Target Object anlegen, da wir die Belegpositionen der eingehenden Rechnungen in einer related list innerhalb des “Receipt”-Reiters darstellen wollen. Wir geben folgende Informationen an: 

Name: Receipt Line Item

Mapping: Mapping

Object Name: Receipt_Line_Item__c

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Abschließend gehen wir auf “Configure” innerhalb des Target Object und geben folgende Felder an:

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Wir können jetzt eine Rechnung bei “Files” einfügen und anschließend auf “Test” gehen, um zu schauen, welche Werte ausgelesen werden.

Wenn wir nun dieselbe Rechnung bei “Files” in der EasyFlow Rechnungen Applikation hochladen, werden die Daten automatisch ausgelesen und in die dafür vorgesehenen Felder übertragen.

Die Belegpositionen werden ebenfalls korrekt erstellt:

4.1. Fehler bei Dateneingabe

Bei Fehlern durch Fehleingaben oder Verbindungsproblemen erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.

Wird kein Hinweis auf einen Fehler ausgegeben, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ausgelöste Aktion erfolgreich war.

Angezeigte Fehlermeldungen entstammen dabei teilweise angeschlossenen Drittsystemen, der Applikation REEDR oder Salesforce selbst.

Sollte eine Fehlermeldung unklar sein, empfehlen wir den für die Installation verantwortlichen Salesforce-Administrator zu Rate zu ziehen. Sollte auch dieser nicht helfen können, wende dich einfach per Email an support@reedr.app und sende uns einen Screenshot der Fehlermeldung, damit wir dir direkt helfen können.

4.2. Fehler bei im Hintergrund ausgeführten Aktionen

Zur besseren Übersicht wird ein Großteil der im Hintergrund durchgeführten Aktionen in einem dafür eingerichteten Objekt „Result“ gespeichert. Dies ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von im Hintergrund oder automatisiert durchgeführten Aktionen.

Eine Liste dieser Ergebnisdatensätze sind im Reiter „Results“ zu finden. Im Erfolgsfall wird die Nachricht „Success“ angezeigt. Im Fehlerfall der entsprechende Fehler.

Hinweis zur Freigabe von Speicherplatz: Zur Freigabe von Speicherplatz, der über die Zeit durch angesammelte "Result"-Datensätze verbraucht wurde, kann die Schaltfläche "Clear" in beliebiger Listenansicht des "Results"-Reiters verwendet werden. Bitte beachte, dass bei Nutzung dieser Schaltfläche immer sämtliche "Result"-Datensätze ungeachtet der aktuell dargestellten Listenansicht gelöscht werden!