Wie du Ausweise und Fahrzeugpapiere in Salesforce erfasst

Dokumente automatisch auslesen in Salesforce: Wie du Ausweise und Fahrzeugpapiere in Salesforce erfasst

Viele Teams starten damit, Ausweisdokumente oder Fahrzeugscheine manuell in Salesforce einzutragen – bis der Aufwand zu groß wird und Fehler sich häufen. Spätestens dann stellt sich die Frage: Wie lassen sich diese Daten automatisch erfassen – direkt im CRM, ohne Medienbrüche und Zusatztools?

Wir von cloudworx – die Macher von REEDR – sind zertifizierte Salesforce-Partner und begleiten Kunden seit Jahren bei Beratung, Implementierung und Prozessoptimierung.

In diesem Leitfaden bekommst du einen klaren Überblick, welche Wege es gibt, Ausweisdokumente und Fahrzeugdaten in Salesforce zu erfassen – und siehst anschließend Schritt für Schritt, wie das mit REEDR in der Praxis aussieht. So kannst du entscheiden, was für dich passt.

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Wege, um Ausweisdokumente & Fahrzeugpapiere in Salesforce zu erfassen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Daten ins CRM zu bekommen. Starten wir mit der naheliegendsten – ganz ohne zusätzliche Tools.

Manuelle Dateneingabe

Du trägst die Daten per Hand ein – z. B. Nummer, Name, Fahrzeug-Identnummer.

• Vorteil: sofort umsetzbar, keine Zusatztools nötig.
• Grenzen: fehleranfällig, zeitaufwendig, nicht skalierbar.

Externe OCR-Tools ohne Salesforce-Integration

Du nutzt Drittanbieter wie Abbyy, Google Vision oder Tesseract, um Dokumente auszulesen.

• Vorteil: technisch leistungsfähig, gute Texterkennung.
• Grenzen: kein nativer Salesforce-Bezug → Export/Import nötig, zusätzliche Tools und Lizenzen, Prozessbrüche.

Individuelle API-Integrationen

Du baust dir mit Entwicklern eine Anbindung an eine externe OCR- oder KI-API.

• Vorteil: flexibel, du steuerst, welche Daten ins CRM fließen.
• Grenzen: hoher Entwicklungs- und Wartungsaufwand, Abhängigkeit von Spezialisten, teuer.

Kurzfazit: Mit manuellen Eingaben oder generischen OCR-Lösungen kommst du schnell an Grenzen. Sobald es um Skalierung, Datenqualität und native Salesforce-Integration geht, wird eine spezialisierte App wie REEDR relevant.

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So erfasst du Ausweise & Fahrzeugpapiere in Salesforce mit REEDR

Ziel: Dokumente (z. B. Ausweise, Fahrzeugscheine) in Salesforce hochladen, automatisch per KI-OCR auslesen und die Ergebnisse in Felder schreiben – ohne Medienbrüche.

Was REEDR grundsätzlich macht: KI-basierte OCR liest Dokumente und überträgt extrahierte Informationen nahtlos ins Salesforce-CRM; die Oberfläche besteht aus nativen Salesforce-Tabs (u. a. Mappings, Models, Jobs, Results).

Schritt 1: Modell / Use Case klären

Definiere mit unserem REEDR-Team, was erfasst werden soll (z. B. Ausweise oder Fahrzeugpapiere). Wir binden das passende Modell für euch ein (auch kundenspezifisch) und aktivieren es in eurer Org.

• Identity Documents: Ausweisdokumente hochladen, relevante Personendaten automatisch erfassen.
• Vehicle Registrations: Fahrzeugpapiere und Fahrzeugdaten auslesen; Daten zur Terminplanung/Flotte nutzen.

Hinweis: Unser REEDR-Support richtet sowohl Standard-Modelle als auch kundenspezifische Modelle für eure Org ein.

Schritt 2: Mapping anlegen (wohin sollen die Daten in Salesforce?)

In REEDR → Mappings → New ein neues AI-based Mapping erstellen und konfigurieren:

• Object Name: API-Name des Zielobjekts (z. B. Lead, Account, Vehicle__c oder jedes Standard/Custom Objekt, das du willst).
• Model: passendes (vorinstalliertes) KI-Modell auswählen.
• Field Configurations → Configure: pro Zielfeld wählen, ob der Wert aus Recognition (erkannt) kommt und aus welchem Model-Attribut er gemappt wird; bei Bedarf Mehrfachwerte + Separator setzen.

Schritt 3: Testen

Option A – Test im Mapping (read-only): Über Files → Upload ein Beispiel-Dokument hochladen → Test → Dokument wählen → Create. REEDR zeigt die erkannten Werte und welche Felder befüllt würden; es wird nichts geschrieben.

Option B – Test direkt am Record (End-to-End): Hänge das Dokument am Ziel-Record an. Ist das Mapping aktiv und sind die Mapping-Conditions erfüllt, wird automatisch ein Job erstellt und die Felder werden befüllt/aktualisiert (asynchron).

Schritt 4: Ergebnisse prüfen & Felder befülle

• Im Testlauf: Ergebnisse nur prüfen und ggf. Mapping nachschärfen – es wird nichts in Salesforce geändert.
• Am Record: Ist das Mapping aktiv und sind die Voraussetzungen erfüllt, werden die konfigurierten Felder am zugehörigen Datensatz in Salesforce befüllt/aktualisiert.

Hinweis (typische Voraussetzungen):

• Zielobjekt korrekt gesetzt und Mapping-Zuordnungen vollständig.
• Eine eindeutige Referenz für die Zuordnung ist vorhanden (z. B. VIN oder Ausweisnummer).
• Objektregeln/Pflichtfelder im Zielobjekt sind erfüllt.

Optional (nur falls in eurem Setup vorgesehen): Wird kein passender Datensatz gefunden, kann ein neuer Datensatz im Zielobjekt angelegt werden.

Schritt 5: Automatisierung & Monitoring

Die Funktionen sind voll automatisiert und verzahnen sich mit nativen Salesforce-Automationen; in Results siehst du die ausgeführten Aktionen/Fehler.

Typische Szenarien für Ausweise & Fahrzeuge:

• KYC & Compliance: Ausweisprüfung im Onboarding → Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse) landen automatisch im Lead/Account.
• Kunden-Onboarding: Ausweis hochladen beim Vertragsabschluss → Daten direkt in Salesforce übernehmen.
• Fuhrparkmanagement: VIN und Erstzulassung aus Fahrzeugschein ins Objekt „Fahrzeug__c“ einlesen → Wartungsintervalle steuern.
• Leasing & Versicherung: Fahrzeugschein beim Vertragsabschluss scannen → Vertragsdaten automatisch befüllen.
• Vertragsprozesse: Fahrzeugdaten mit Ausweisdaten kombinieren → einheitliche Dokumentation ohne manuelles Copy/Paste.

Ergebnis: weniger manuelle Eingabe, höhere Datenqualität, reibungslose Automatisierung.

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Best-Practice-Checkliste:

• Sauberes Mapping: Ausweis-/Fahrzeugfelder korrekt mappen; Lookup-Keys (VIN, Ausweisnr.) eindeutig halten.
• Dokumentqualität: Gerade, scharfe, vollständige Scans/Fotos; keine Schatten/Spiegelungen, ausreichende Auflösung.
• Vor Livegang testen: Mit realistischen Beispieldokumenten prüfen und Mappings/Feldtypen bei Bedarf nachschärfen.
• Nachvalidierung statt hartem Blocken: After-save Flow markiert Ausreißer (z. B. VIN ≠ 17) zur Nachprüfung.
• Prüfstatus im Layout: Validation_Status__c/Validation_Message__c prominent platzieren; Filter für „Needs Review“.
• Monitoring auf Ausnahmen: Nur Fehler/Warnings benachrichtigen; Queue/Report „Zur Prüfung“, Results als Audit-Trail.

REEDR kann noch mehr

Auch wenn du vielleicht nur wegen des Auslesens von Ausweisen & Fahrzeugdokumente gekommen bist, REEDR verarbeitet ebenso Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Lieferscheine, HR-Unterlagen oder juristische Dokumente. Wenn du etwas anderes spezifisches einlesen möchtest, können wir dafür sogar kundenspezifische Modelle auf deinen Fall zugeschneidert erstellen. Damit wird Salesforce zu einer universellen Plattform für automatische Dokumentenverarbeitung.

Fazit: Manuelle Eingabe und externe Tools stoßen schnell an Grenzen. Mit REEDR liest du Ausweise und Fahrzeugpapiere direkt in Salesforce aus – schnell, sicher und automatisiert. Und wenn dein Unternehmen weitere Dokumenttypen digitalisieren will, bietet REEDR dafür schon die passenden Modelle.