Brauche ich ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

In der digitalisierten Welt von heute gibt es eine Vielzahl neuer Technologien und digitaler Systeme. Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden viele Prozesse in Unternehmen automatisiert. Eine Möglichkeit, um deine Arbeitsprozesse schneller und effizienter zu machen ist die Nutzung eines DMS. Bei der Flut an neuen Technologien kann es schwierig sein abzuschätzen, welche Innovationen für das eigene Unternehmen sinnvoll sind. Wenn du dich fragst, ob dein Unternehmen ein DMS benötigt, solltest du unbedingt weiterlesen.

Was genau ist ein DMS?

DMS steht für "Dokumenten-Management-System" und ist nichts anderes als die Verwaltung wichtiger Dokumente mittels einer Software. Ein DMS erfasst, bearbeitet, verwaltet und archiviert Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge. Das alles funktioniert mittels KI und OCR (Optical Character Recognition): KI-Algorithmen können Dokumente intelligent kategorisieren und suchen, während OCR es ermöglicht, Texte aus Bildern und gescannten Dokumenten zu extrahieren. Diese Technologien machen ein DMS extrem leistungsfähig. Hier erfährst du mehr zum Thema OCR.

Brauche ich ein DMS?

Ein DMS bringt viele Vorteile mit sich und bietet deinem Unternehmen vielseitige Unterstützung. Aber wann macht es Sinn ein DMS einzusetzen? Hier sind wichtige Faktoren, die für den Einsatz eines DMS sprechen:

1. Sparen von Porto und Druckkosten

In einem Unternehmen fällt eine Vielzahl an Dokumenten an. Das führt schnell zu einem riesigen Papieraufwand. Wenn du in deinem Unternehmen gerne den Papierverbrauch reduzieren möchtest und Kosten bei Kartuschen und Patronen einsparen willst, ist ein DMS definitiv eine sinnvolle Maßnahme. Durch die elektronische Erfassung der Dokumente sparst du so nicht nur Kosten, sondern schonst zudem die Umwelt.

2. Zeitersparnis bei der Bearbeitung

Du möchtest die Bearbeitungszeit von Dokumenten in deinem Unternehmen verringern? Mit einem DMS wird ein Dokument gleich zu Beginn digital erfasst und in zentralen Ordnern abgelegt. Im Gegensatz zu händischem Einscannen und Ablegen wird so langwieriges Suchen vermieden und die Bearbeitungszeit wird reduziert. Damit bleibt nicht nur mehr Zeit für andere Tätigkeiten, auch die Motivation deiner Mitarbeiter steigt, wenn die Frustration durch ewiges Wälzen von Aktenordnern wegfällt. Durch eine Reduzierung der Bearbeitungszeit verbesserst du außerdem die Kundenzufriedenheit, da schneller auf die Anliegen deiner Kunden reagiert wird und Fehler reduziert werden.

3. Zugriff auf Dokumente

Auch wenn dein Unternehmen aus mehreren Standorten besteht oder Mitarbeiter viel unterwegs und im Home-Office sind, ist ein DMS eine sinnvolle Maßnahme. Durch die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung hat jeder Mitarbeiter ortsunabhängig und jederzeit Zugriff auf die Dokumente. So kann abteilungsübergreifend an demselben Dokument gearbeitet werden, unabhängig davon an welchem Standort deine Mitarbeiter sich gerade befinden.

4. Parallelerfassungen vermeiden

Ein Problem, das immer wieder im Kontext von Dokumenten-Management auftritt, ist die Parallelerfassung. Ohne ein zentrales Ablagesystem kommt es schnell dazu, dass Dokumente doppelt und mit verschiedenen Dateinamen abgespeichert werden. Das wird schnell unübersichtlich und führt zu Verwirrungen. Ein passendes DMS, wie REEDR, schafft Abhilfe: Alle Dokumente sind an einem Ort zentral abgelegt und Doppelerfassungen werden sofort erkannt. So erlangst du ganz einfach Transparenz und Übersichtlichkeit.

5. Einhaltung rechtlicher Vorschriften

Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren. Es steuert automatisch die Löschung von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und stellt gleichzeitig sicher, dass alle notwendigen Dokumente für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.

Für Unternehmen in der EU oder solche, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) essenziell. Ein DMS hilft bei der Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Es unterstützt zudem die Umsetzung von Anforderungen wie dem Recht auf Vergessenwerden, indem es das Löschen personenbezogener Daten vereinfacht.

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Wer profitiert von einem Dokumenten-Management-System?

Grundsätzlich unterstützt ein DMS in ein Unternehmen in allen Bereichen indem Prozesse automatisiert werden und somit Arbeitsschritte vereinfacht und effizienter gemacht werden. Vor allem die Abteilungen Marketing/Vertrieb, Human Resources, Rechnungswesen und Support profitieren von einem DMS. Klicke hier, um mehr über die Branchen zu erfahren, die von der OCR-Technologie und einem DMS profitieren.

Vertriebler können jederzeit wichtige Marketing- oder Vertriebsmaterialien digital abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zurückgreifen. Im Personalwesen werden Bewerbungsunterlagen zentral abgelegt und können von allen Teammitgliedern eingesehen werden. Das vereinfacht die Erstellung von Stellenanzeigen und die Suche nach neuen Mitarbeitern. Durch eine schnelle Erfassung von Rechnungen und einem automatischen Abgleich von Rechnungen oder Bestellungen profitiert das Rechnungswesen von einem DMS.

Fazit

Du siehst also, es gibt eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten für ein DMS. Wenn ein oder mehrere der oben genannten Faktoren auf dein Unternehmen zutreffen, ist es sinnvoll ein Dokumenten-Management-System, wie REEDR zu nutzen.

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