Dein digitaler Posteingang mithilfe von OCR

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In der heutigen digitalen Welt ist die Verwaltung eines überquellenden E-Mail-Posteingangs eine gängige Herausforderung für Unternehmen. Ob Kundenanfragen, Partnerschaftsvorschlägen oder interne Kommunikation - die Fähigkeit, deine digitalen Korrespondenzen schnell zu bearbeiten und effizient zu organisieren, ist entscheidend. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Arbeitsabläufe durch die Verwendung eines digitalen Posteingangs mithilfe von Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) automatisieren kannst und warum du diese Technologie definitiv nutzen musst.

Was ist OCR?

OCR ist eine Technologie, die verschiedene Arten von Dokumenten, wie gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Bilder, in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umwandelt. Sie erkennt sowie extrahiert den Text aus den Dokumenten und macht ihn für verschiedene Anwendungen/Prozesse zugänglich. Dieser Text wird dann in ein Format übersetzt, das vom Computer leicht indiziert, durchsucht und bearbeitet werden kann. Die Anwendungen von OCR erstrecken sich über zahlreiche Branchen.

Der digitale Posteingang

Ein digitaler Posteingang ist ein zentraler Speicherort, an dem alle eingehenden digitalen Dokumente, wie E-Mails, PDFs, Rechnungen und andere Daten, gesammelt und organisiert werden. Diese Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen, einschließlich E-Mails, Online-Formularen oder gescannten Dateien. Das Hauptziel eines digitalen Posteingangs besteht darin, diese Dokumente effizient zu verwalten und zu verarbeiten, ohne manuellen Aufwand.

Wann benötigst du einen digitalen Posteingang mit OCR?

  • Hohe Dokumentenanzahl: Wenn dein Unternehmen täglich eine große Anzahl von Dokumenten verarbeitet, reduziert OCR die mit der manuellen Dateneingabe verbundene Arbeit und verkürzt die damit beanspruchte Zeit erheblich durch die Automatisierung vieler Arbeitsschritte.
  • Komplexe Datenerfassung: Wenn du Dokumente in deinem digitalen Posteingang bearbeiten musst, die strukturierte Daten enthalten (wie Rechnungen oder Formulare), extrahiert OCR die verschiedenen Felder in kurzer Zeit und überträgt sie direkt in deine Salesforce-Instanz.
  • Strenge Compliance und Aufzeichnungen: Für Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen gewährleistet OCR eine präzise und zugängliche Aufzeichnungsführung, um regulatorische Standards zu erfüllen.

Gründe und Vorteile für die Verwendung von OCR in deinem digitalen Posteingang

  1. Verbesserte Effizienz, Präzision und Datenqualität: Die OCR-Technologie erhöht die Effizienz, indem sie den Prozess der Datenerfassung/-extraktion aus verschiedenen Arten von Dokumenten automatisiert. Sie stellt sicher, dass extrahierte Informationen aus Dokumenten präzise erfasst werden und dadurch korrekt sowie konsistent sind. Dies wiederum reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit, wie z.B. Tippfehler, erheblich.

  2. Automatisierte Dateneingabe: OCR automatisiert und vereinfacht zahlreiche Arbeitsschritte, wie das mühsame manuelle Eingeben von Daten aus eingehenden Dokumenten. Wenn du beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Kundenanfragen per E-Mail erhälst, kann OCR die relevanten Informationen wie Namen, Adressen oder Referenznummern extrahieren und automatisch in dein CRM-System oder deine Datenbank übertragen. Darüber hinaus kannst du den Prozess des Sortierens und Kategorisierens eingehender Post automatisieren. Auf diese Weise hast du mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

  3. Schnelle Durchsuchbarkeit und Informationsabruf: Hast du schon einmal viele Minuten damit verbracht, nach einer bestimmten E-Mail oder Anlage zu suchen? OCR macht deinen digitalen Posteingang sogar nach Schlüsselwörtern, Phrasen und dem Inhalt in Anlagen von E-Mails durchsuchbar, nicht nur nach Betreffzeilen oder Absendernamen. Das bedeutet, dass du relevante Informationen oder Daten in deinem digitalen Posteingang ganz einfach und innerhalb von Sekunden finden sowie abrufen kannst, was wiederum deine Produktivität steigert.

  4. Zeitersparnis: Mit OCR wird die Zeit zur Verarbeitung und Sortierung großer Dokumentenmengen erheblich reduziert, was z.B. für eine schnellere Entscheidungsfindung hilfreich ist.

  5. Verbesserte Kundenerfahrung: OCR trägt zudem dazu bei, die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen zu verkürzen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

  6. Optimierte Arbeitsabläufe: Mit OCR kannst du automatisierte Arbeitsabläufe basierend auf dem Inhalt eingehender E-Mails einrichten. Du kannst beispielsweise Regeln festlegen, um E-Mails zu kategorisieren, sie an die entsprechende Abteilung weiterzuleiten oder aufgrund von Schlüsselwörtern/Inhalten bestimmte Aktionen auszulösen. Dies optimiert deine Geschäftsprozesse und verbessert die Effizienz.

  7. Verbesserte Compliance: Außerdem kannst du sicherstellen, dass wichtige Dokumente aus deinen E-Mails ordnungsgemäß abgelegt und archiviert werden.

Use-Cases für digitale Posteingänge mit OCR

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  • Kreditorenbuchhaltung: Automatische Verarbeitung von Rechnungen und Aktualisierung von Buchhaltungsdatensätzen (auch in Salesforce)
  • Kundensupport: Schnelle Beantwortung von Kundenanfragen durch Extrahieren relevanter Informationen aus Support-Tickets
  • Human Resources: Vereinfachte Einarbeitung von Mitarbeitern durch Automatisierung der Verarbeitung von HR-Dokumenten und Formularen
  • Rechtswesen: Automatische Klassifizierung und Kennzeichnung von Rechtsdokumenten zur effizienten Fallverwaltung
  • Vertrieb und Marketing: Erfassung von Leads und Kontaktdaten aus verschiedenen Quellen

OCR-Integration mit Salesforce

Die Integration der effizienten OCR-Technologie in dein CRM-System automatisiert und beschleunigt die Dateneingabe- und Extraktionsprozesse. Auch Workflows können basierend auf dem Inhalt eingehender Dokumente ausgelöst werden. Des Weiteren füllt und aktualisiert die OCR-Software deine Salesforce-Datensätze automatisch mit den Informationen, die sie aus der eingehenden E-Mails extrahiert. Mit diesen präzisen als auch aktuellen Daten in deinem CRM kannst du personalisierte und zeitnahe Antworten auf Kundenanfragen bieten, was deine Kundenbindung stärkt.

Herausforderungen

Obwohl die OCR-Technologie zahlreiche Vorteile bietet, ist es wichtig, sich potenzieller Herausforderungen bewusst zu sein:

  • Genauigkeit: Obwohl OCR hochpräzise ist, kann es bei handschriftlichen oder minderwertigen Dokumenten nicht perfekt sein. Überprüfe und überwache daher regelmäßig die extrahierten Daten.
  • Sicherheit: Stelle sicher, dass dein OCR-System und deine Prozesse in der digitalen Poststelle den Datenschutzstandards entsprechen.
  • Integrationsschwierigkeiten: Die Integration von OCR in Salesforce erfordert technisches Know-how und Präzision, wobei dir ein Salesforce-Experte weiterhelfen kann. Dadurch kannst du diesen Prozess optimieren und Funktionen bestmöglich nutzen sowie ausschöpfen.

Fazit

Der digitalen Posteingangs mithilfe von OCR bietet dir ganz klar eine Menge Vorteile. Dazu zählen - neben der großen Zeiterspranis - eine verbesserte Effizienz, Präzision, Datenqualität und Kundenzufriedenheit. Zudem können relevante Informationen aus Dokumenten oder E-Mail Anlagen viel schneller und einfacher durchsucht sowie abgerufen werden. Die OCR-Technologie optimiert somit Datenintegrationen und automatisiert zahlreiche Arbeitsabläufe, wodurch du dich voll und ganz auf wirklich wichtige Aufgaben fokussieren kannst.

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