Rechnungen automatisch in Salesforce erfassen und verarbeiten

Wie kann ich Rechnungen automatisch in Salesforce erfassen & verarbeiten?

Du willst Eingangsrechnungen nicht mehr abtippen, sondern direkt im CRM auslesen, prüfen und den richtigen Datensätzen zuordnen? Genau darum geht’s hier – inkl. kurzer Anleitung, wie du das in REEDR umsetzt.

Kann ich “von Haus aus” Rechnungen automatisch in Salesofrce erfassen?

1. Manuell + Standardfunktionen

• Dateien per Files/Drag-&-Drop an Datensätze hängen
• Felder in einem Custom Object (z. B. Invoice__c) pflegen
• Flows für einfache Prüfungen (z. B. Pflichtfelder, Plausibilität)

Grenzen: Keine automatische Texterkennung. Daten müssen weiter manuell übertragen werden – fehleranfällig und langsam.

1. Workaround mit Flow/Email Services: Rechnung per E-Mail empfangen → Email-to-Salesforce → Datei anlegen

Externe Alternativen (ohne native Salesforce-Integration)

1. Generische OCR-Engines (z. B. Tesseract, Google Vision, ABBYY)

• Vorteile: starke Texterkennung
• Nachteile: fehlende Salesforce-Logik → du brauchst Exporte/Importe, Middleware, Custom Code

1. RPA/ETL/Middleware

• Vorteile: Automatisiert Transfers, kann mehrere Systeme verbinden
• Nachteile: Mehr Komponenten, Lizenzen, Monitoring – und meist wieder kein natives Salesforce-UI

Kurzfazit: Ohne native Integration entstehen Medienbrüche, Mehraufwand und Risiken in der Datenqualität. Spätestens ab >50 Rechnungen/Monat lohnt eine Lösung in Salesforce.

So erfasst und verarbeitest du Rechnungen direkt in Salesforce - mit REEDR

Was REEDR macht: KI-gestützte OCR in Salesforce. Du lädst Rechnungen hoch (PDF, Bild), REEDR liest die Inhalte (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Gesamtbetrag, Positionen) und schreibt die Daten in deine Felder – ohne das System zu verlassen.

Hier ein kurzer Schritt-für-Schritt Überblick wie es in REEDR funktioniert.

Schritt 1: Zielobjekt & Modell wählen

• Lege ein Ziel fest, z. B. Invoice__c (oder nutze dein bestehendes Objekt).
• Wähle in REEDR das passende Rechnungsmodell – wir richten dieses Modell für dich ein und übernehmen das Onboarding dafür kostenlos.

Schritt 2: Mapping konfigurieren

• In REEDR → Mappings → New ein AI-Mapping anlegen.
• Wähle Object Name (z. B. Invoicec) & Model = Invoices`.
• Unter Field Configurations → Configure ordnest du erkannte Werte zu:
  • InvoiceNumber_c ← invoiceNumber
  • InvoiceDate_c ← invoiceDate
  • SupplierName_c ← supplier.name
  • AmountTotal_c ← total.amount
  • Optional: Positionsliste in ein Child-Objekt (InvoiceLine_c) schreiben.

Schritt 3: Rechnung hochladen & Testjob starten

• Files → Upload (PDF/JPG/PNG)
• Test → Dokument auswählen → Create
• Der Job zeigt dir die erkannten Felder & Rohtexte.

Schritt 4: Prüfen & Schreiben

• Ergebnisse kurz checken → Save/Commit
• REEDR schreibt die Werte in deine Zielfelder (Write-back).

Schritt 5: Automatisieren & überwachen

• Mit Flow/Process:
  • automatische Zuordnung zum Lieferanten (Match über Steuernummer/IBAN/Name)
  • Status setzen (Neu → Geprüft → Verbucht)
  • Benachrichtigungen bei Abweichungen
• Im Tab Results siehst du Erfolge, Warnungen und Fehler transparent.

Wie REEDR in der Praxis Rechnungen in Salesforce erfasst und verarbeitet

• Eingangsrechnungen im Einkauf: Rechnung landet als Datei → REEDR extrahiert Daten → Felder gefüllt → Flow erzeugt Prüfaufgabe bei >X € oder fehlender PO.
• Finanzvorbereitung: Beträge, Fälligkeitsdatum & Kreditor direkt im Datensatz → Export an Buchhaltung/ERP oder Weitergabe per Schnittstelle.
• Projektzuordnung: Positionsbeschreibung enthält Projektnummer → Flow verknüpft Rechnung automatisch mit Project__c.

Best-Practice-Checkliste

• Datenmodell klarziehen: Brauchst du Positions-Details? Dann Child-Objekte sauber anlegen.
• Feldvalidierungen nutzen: z. B. Datumslogik, Währung, Pflichtfelder.
• Lieferanten-Matching: Eindeutige Schlüssel (z. B. Steuernummer) hinterlegen → höhere Trefferquote.
• Dokumentqualität: Saubere PDFs oder scharfe Scans erhöhen die Erkennungsrate spürbar.
• Stichprobenkontrolle: Anfangs 20–50 Vorgänge prüfen, danach nur noch Ausnahmen.
• Monitoring: Tab Results regelmäßig checken, bei Fehlmustern das Mapping justieren.

Was REEDR zusätzlich kann

REEDR ist ein starkes, KI gestütztes OCR Tool und kann nicht nur Rechnungen erfassen sondern unter anderem auch: Belege, Kontoauszüge, Lieferscheine, HR-Unterlagen, Ausweise, Verträge, juristische Dokumente – alles direkt in Salesforce, mit demselben Mapping-Prinzip.

Fazit

Salesforce-Bordmittel bringen dich bei Rechnungen nur bedingt weiter. Generische OCR ohne Salesforce-Integration schafft neue Brüche.

Kommen deine Rechnungen ohnehin per E-Mail ins Unternehmen, kannst du mit in.bounz direkt aus der eingehenden E-Mail einen Invoice__c-Datensatz in Salesforce erstellen – die Rechnung als PDF hängt dort bereits dran. REEDR liest anschließend die Inhalte aus und schreibt sie in deine Felder. So entsteht ein durchgängiger Prozess: von der E-Mail über den Datensatz bis zur fertigen Datenerfassung – alles in Salesforce, weniger manuelles Abtippen, bessere Datenqualität und ohne Medienbrüche.